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Misión

Ofrecer a la comunidad universitaria los recursos necesarios para velar porque se cumplan con las leyes y reglamentaciones vigentes aplicables al ciclo de vida de los documentos públicos que son generados en nuestra Institución, fomentando un ambiente administrativo saludable.


Visión

Realizar mediante la planificación, la dirección, la organización, y el control de actividades el dirigir acciones para lograr la eficiencia en la creación, mantenimiento, el uso, la conservación y disposición de los documentos miéntras se logran economías.


Objetivos

Se basan en cumplir la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre del 1955, según enmendada, conocida como "Ley para la Administración de Documentos Públicos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico". Ésta se aprobó con el propósito de establecer un programa sistemático de conservación de documentos que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecieran preservarse por mucho más tiempo; y de eliminar aquellos que no solamente carecieran de valor permanente, sino que además habían perdido toda utilidad administrativa.


  • Proveer orientación a la comunidad universitaria sobre las reglamentaciones y leyes vigentes aplicadas a los documentos de nuestra Institución, desde el momento en que se crean, el uso, el proceso de transferencias, proceso de préstamo, la conservación y disposición de éstos.
  • Facilitar a la comunidad universitaria el uso del Archivo Central para la conservación y retención de sus documentos en el tiempo establecido por Ley.
  • Garantizar a la comunidad universitaria la organización, el mantenimiento, custodia y confiabilidad de los documentos trasladados al Archivo Central.
  • Mantener actualizado el enlace del Archivo Central en el portal de la Universidad de Puerto Rico en Ponce facilitándole al usuario el acceso electrónico a los Reglamentos, Leyes, Certificaciones e información pertinente relacionada a los documentos públicos.
  • Monitorear a las oficinas que retengan documentación prestada del Archivo Central más del tiempo estipulado.
  • Mantener la confidencialidad de la información, según lo establece la ley, miéntras se realiza la destrucción de los documentos que ya cumplieron con su tiempo de retención.
  • Atemperar los procedimientos conforme ocurran cambios en las normativas o en la tecnología que afecten los documentos públicos.




Last Updated on Monday, 07 October 2013 13:01
 
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