La Oficina trabaja directamente bajo la supervisión del Decano de Asuntos Administrativos. Dada la naturaleza de nuestros servicios, trabajamos en colaboración directa con cada una de las oficinas y departamentos académicos que componen la UPR en Ponce. Además, coordinamos trabajos con las distintas oficinas de archivos centrales de las unidades que componen el sistema universitario de la UPR y con las agencias gubernamentales pertinentes.
Actualmente, nuestras facilidades físicas se encuentran localizadas en la Avenida Rogelio, anexo al Centro de Reproducción de Documentos (lado noreste del Campus).
Misión
Ofrecer a la comunidad universitaria los recursos necesarios para velar porque se cumplan con las leyes y reglamentaciones vigentes aplicables al ciclo de vida de los documentos públicos que son generados en nuestra Institución, fomentando un ambiente administrativo saludable.
Visión
Realizar mediante la planificación, la dirección, la organización, y el control de actividades el dirigir acciones para lograr la eficiencia en la creación, mantenimiento, el uso, la conservación y disposición de los documentos miéntras se logran economías.
Objetivos
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Proveer orientación a la comunidad universitaria sobre las reglamentaciones y leyes vigentes aplicadas a los documentos de nuestra Institución, desde el momento en que se crean, el uso, el proceso de transferencias, proceso de préstamo, la conservación y disposición de éstos.
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Facilitar a la comunidad universitaria el uso del Archivo Central para la conservación y retención de sus documentos en el tiempo establecido por Ley.
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Garantizar a la comunidad universitaria la organización, el mantenimiento, custodia y confiabilidad de los documentos trasladados al Archivo Central.
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Mantener actualizado el enlace del Archivo Central en el portal de la Universidad de Puerto Rico en Ponce facilitándole al usuario el acceso electrónico a los Reglamentos, Leyes, Certificaciones e información pertinente relacionada a los documentos públicos.
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Monitorear a las oficinas que retengan documentación prestada del Archivo Central más del tiempo estipulado.
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Mantener la confidencialidad de la información, según lo establece la ley, miéntras se realiza la destrucción de los documentos que ya cumplieron con su tiempo de retención.
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Atemperar los procedimientos conforme ocurran cambios en las normativas o en la tecnología que afecten los documentos públicos.
Boletines Informativos
Certificaciones y Reglamentos
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Reglamento para la Administración, Conservación y Disposición de Documentos de la UPR – Certificación #102 2021-22 de la JG de la UPR
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Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Exámen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales – Departamento de Hacienda (2da. Revisión)
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Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva – Administración de Servicios Generales
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Control en el Uso de Trituradoras de Papel para la Destrucción de Documentos Públicos
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Reglamento sobre el Acceso a Documentos Oficiales en la UPR – Consejo de Educación Superior