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Oficina del Archivo Central
Decanato de Asuntos Administrativos
La Oficina del Archivo Central de la UPR en Ponce fue establecida durante el Año Académico 2002-2003, según requerido bajo la “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico”, Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada.
La misma se aprobó con el propósito de establecer un programa sistemático de conservación de documentos que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecían preservarse por mucho más tiempo, y la eliminación de aquellos que no solamente carecían de valor permanente, sino que además han perdido ya toda su utilidad administrativa.
La Oficina trabaja directamente bajo la supervisión del Decano de Asuntos Administrativos. Dada la naturaleza de nuestros servicios, trabajamos en colaboración directa con cada una de las oficinas y departamentos académicos que componen la UPR en Ponce. Además, coordinamos trabajos con las distintas oficinas de archivos centrales de las unidades que componen el sistema universitario de la UPR y con las agencias gubernamentales pertinentes.
Actualmente, nuestras facilidades físicas se encuentran localizadas en la Avenida Rogelio, anexo al Centro de Reproducción de Documentos (lado noreste del Campus).
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Sra. Frances Vázquez
Administradora de Documentos
Correo Electrónico:
frances.vazquez2@upr.edu
“Siempre estamos a su orden.”
Tel. (787) 844-8181, Ext. 2813
archivo central

Misión

Ofrecer a la comunidad universitaria los recursos necesarios para velar porque se cumplan con las leyes y reglamentaciones vigentes aplicables al ciclo de vida de los documentos públicos que son generados en nuestra Institución, fomentando un ambiente administrativo saludable.

Visión

Realizar mediante la planificación, la dirección, la organización, y el control de actividades el dirigir acciones para lograr la eficiencia en la creación, mantenimiento, el uso, la conservación y disposición de los documentos miéntras se logran economías.

Objetivos

  • Proveer orientación a la comunidad universitaria sobre las reglamentaciones y leyes vigentes aplicadas a los documentos de nuestra Institución, desde el momento en que se crean, el uso, el proceso de transferencias, proceso de préstamo, la conservación y disposición de éstos.
  • Facilitar a la comunidad universitaria el uso del Archivo Central para la conservación y retención de sus documentos en el tiempo establecido por Ley.
  • Garantizar a la comunidad universitaria la organización, el mantenimiento, custodia y confiabilidad de los documentos trasladados al Archivo Central.
  • Mantener actualizado el enlace del Archivo Central en el portal de la Universidad de Puerto Rico en Ponce facilitándole al usuario el acceso electrónico a los Reglamentos, Leyes, Certificaciones e información pertinente relacionada a los documentos públicos.
  • Monitorear a las oficinas que retengan documentación prestada del Archivo Central más del tiempo estipulado.
  • Mantener la confidencialidad de la información, según lo establece la ley, miéntras se realiza la destrucción de los documentos que ya cumplieron con su tiempo de retención.
  • Atemperar los procedimientos conforme ocurran cambios en las normativas o en la tecnología que afecten los documentos públicos.