La Oficina del Archivo Central de la UPR en Ponce fue establecida durante el Año Académico 2002-2003, según requerido bajo la “Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico”, Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada.
La misma se aprobó con el propósito de establecer un programa sistemático de conservación de documentos que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecían preservarse por mucho más tiempo, y la eliminación de aquellos que no solamente carecían de valor permanente, sino que además han perdido ya toda su utilidad administrativa.
La Oficina trabaja directamente bajo la supervisión del Decano de Asuntos Administrativos. Dada la naturaleza de nuestros servicios, trabajamos en colaboración directa con cada una de las oficinas y departamentos académicos que componen la UPR en Ponce. Además, coordinamos trabajos con las distintas oficinas de archivos centrales de las unidades que componen el sistema universitario de la UPR y con las agencias gubernamentales pertinentes.
Actualmente, nuestras facilidades físicas se encuentran localizadas en la Avenida Rogelio, anexo al Centro de Reproducción de Documentos (lado noreste del Campus).
Misión
Ofrecer a la comunidad universitaria los recursos necesarios para velar porque se cumplan con las leyes y reglamentaciones vigentes aplicables al ciclo de vida de los documentos públicos que son generados en nuestra Institución, fomentando un ambiente administrativo saludable.
Visión
Realizar mediante la planificación, la dirección, la organización, y el control de actividades el dirigir acciones para lograr la eficiencia en la creación, mantenimiento, el uso, la conservación y disposición de los documentos miéntras se logran economías.
Objetivos
Proveer orientación a la comunidad universitaria sobre las reglamentaciones y leyes vigentes aplicadas a los documentos de nuestra Institución, desde el momento en que se crean, el uso, el proceso de transferencias, proceso de préstamo, la conservación y disposición de éstos.
Facilitar a la comunidad universitaria el uso del Archivo Central para la conservación y retención de sus documentos en el tiempo establecido por Ley.
Garantizar a la comunidad universitaria la organización, el mantenimiento, custodia y confiabilidad de los documentos trasladados al Archivo Central.
Mantener actualizado el enlace del Archivo Central en el portal de la Universidad de Puerto Rico en Ponce facilitándole al usuario el acceso electrónico a los Reglamentos, Leyes, Certificaciones e información pertinente relacionada a los documentos públicos.
Monitorear a las oficinas que retengan documentación prestada del Archivo Central más del tiempo estipulado.
Mantener la confidencialidad de la información, según lo establece la ley, miéntras se realiza la destrucción de los documentos que ya cumplieron con su tiempo de retención.
Atemperar los procedimientos conforme ocurran cambios en las normativas o en la tecnología que afecten los documentos públicos.
Boletines Informativos
Leyes Aplicables
Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico
Código Penal de Puerto Rico →
(actualizado 17/nov/2025)
Ley FERPA
Certificaciones y Reglamentos
Reglamento para la Administración, Conservación y Disposición de Documentos de la UPR – Certificación #102 2021-22 de la JG de la UPR
Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Exámen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales – Departamento de Hacienda (2da. Revisión)
Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva – Administración de Servicios Generales
Control en el Uso de Trituradoras de Papel para la Destrucción de Documentos Públicos
Reglamento sobre el Acceso a Documentos Oficiales en la UPR – Consejo de Educación Superior